Servizio a domanda individuale.

L’articolo 18 del d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 individua i soggetti competenti all’autenticazione di copie: il pubblico ufficiale che ha emesso l’originale; il pubblico ufficiale presso il quale è depositato l’originale; il notaio; il cancelliere; il segretario comunale; il funzionario incaricato dal Sindaco. La copia autenticata da uno dei soggetti sopra indicati è idonea per essere validamente presentata a qualsiasi soggetto pubblico o privato in luogo dell’atto o del documento originale. l presupposti richiesti per l’autenticazione di copia sono: che debba trattarsi di un documento, ossia di una rappresentazione di atti o fatti giuridicamente rilevanti, incorporata in un supporto fisico, predisposto da un soggetto pubblico o da un soggetto privato; che il documento sia originale, ossia che presenti caratteristiche di unicità e di autenticità tali da escludere che il medesimo possa essere la riproduzione totale o parziale di altro atto. L’operazione di autenticazione di copia è sottoposta alla normativa vigente in materia di imposta di bollo e consiste nell’attestazione di conformità con l'originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato.

I passaggi fondamentali del procedimento di autenticazione di copia sono i seguenti:

1. esibizione del documento originale;
2. esibizione della sua riproduzione totale o parziale (copia) ottenuta con qualsiasi procedimento che dia garanzia della durata e della fedele corrispondenza all’originale;
3. identificazione del soggetto che presenta il documento;
4. raffronto dell’originale e della copia, al fine di verificarne l’esatta corrispondenza;
5. attestazione di conformità all’originale eseguita dall’incaricato dal Sindaco.

La procedura di autenticazione di copia presuppone necessariamente l’esibizione al soggetto autenticatore dell’atto o del documento originale da parte del cittadino che ne è possessore. Non può essere eseguita l’autenticazione quando venga invece esibita la copia, anche se autenticata, dell’originale medesimo.

L’adempimento non è vincolato al luogo di residenza del richiedente.

Accesso digitale

Accesso personale agli sportelli dell’anagrafe centrale in Palazzo Broletto o di una delle quattro anagrafi decentrate sul territorio cittadino, con le seguenti modalità: 

1. prenotazione di appuntamento, scegliendo il servizio richiesto, il giorno e l’ora dell’appuntamento attraverso il portale dedicato Comune di Brescia;

2. invio di apposita richiesta via PEC, allegando copia del documento d’identità e lasciando un recapito telefonico a demografici.anagrafe@pec.comune.brescia.it

Esibizione del documento di identità (o di riconoscimento) da parte del soggetto che richiede l’autenticazione e dell’atto o documento originale; esibizione della copia del medesimo, da autenticare.

L’autenticazione della copia

L’autenticazione della copia è immediata, tranne nell’ipotesi in cui venga richiesta l’autenticazione di un numero elevato di copie. In tale caso, al fine di garantire la normale fruibilità del servizio di sportello, l’incaricato dal Sindaco concorda con il richiedente la data per il ritiro delle copie autenticate

L’articolo 19 del d.P.R. n. 445/2000 ha introdotto una modalità alternativa all’autenticazione di copia, prevedendo la possibilità per il cittadino stesso di dichiarare la conformità al documento originale. La dichiarazione di conformità al documento originale sarà resa nelle forme di cui all’articolo 47 del d.P.R. n. 445/2000, cioè sottoscritta dall’interessato in presenza del dipendente addetto; oppure può essere sottoscritta in separata sede e presentata unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore. 

L’articolo 19-bis del d.P.R. n. 445/2000 prevede che la dichiarazione può essere apposta in calce alla copia dei documenti di cui viene attestata la conformità all’originale. A differenza dell’autenticazione di copia prevista dall’articolo 18 del d.P.R. n. 445/2000, che non incontra limiti in relazione alla natura o alla tipologia dell’atto da autenticare, il ricorso alla modalità alternativa mediante dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è possibile solo per i seguenti documenti: 

• copia di un atto o documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione; 
• copia di una pubblicazione; 
• copia di un titolo di studio o di servizio; 
• copia di un documento fiscale che deve essere obbligatoriamente conservato dai privati.

Autentica di copia relativa a un documento informatico

L’art. 23 del D.lgs. n. 82/2005 (CAD) prevede che il pubblico ufficiale autorizzato possa procedere ad attestare la conformità all’originale della copia su supporto analogico del documento informatico, rappresentando una specificazione della norma generale sull’autenticazione di copia contenuta nell’art. 18 del d.P.R. n. 445/2000. Il pubblico ufficiale autorizzato ad eseguire l’autenticazione di copia può procedere all’attestazione di conformità della copia analogica del documento informatico solo nel caso in cui sia in grado di visualizzare il documento informatico originale e verificarne l’autenticità. La sottoscrizione elettronica e la marca temporale vanno verificate direttamente da parte del funzionario autenticante con appositi programmi a ciò destinati. Il pubblico ufficiale (anche il dipendente incaricato dal Sindaco) ne estrae egli stesso direttamente una stampa su carta e vi appone la relativa dichiarazione di conformità all'originale informatico, con la propria sottoscrizione e timbro. Solo a queste condizioni la copia cartacea, riproduzione totale o parziale di un documento informatico che tale è solo se sottoscritto con la firma elettronica o digitale, estratta direttamente dal funzionario autenticante, può essere attestata conforme all'originale. Per tale autenticazione è necessario trasmettere il documento originale da autenticare tramite PEC all'indirizzo PEC demografici.anagrafe@pec.comune.brescia.it, allegando altresì la dichiarazione del richiedente nella quale si indica il documento da autenticare, precisando che il documento è l'originale conservato presso il richiedente. Va allegata altresì copia di un documento d'identità del richiedente.

Per le copie autentiche è dovuta l’imposta di bollo indipendentemente dal trattamento previsto per il documento originale. Gli atti autenticati dall’incaricato del Sindaco sono soggetti all’imposta di bollo fin dall’origine, nella attuale misura di euro 16,00 per ogni foglio; il foglio è composto da quattro facciate (se le copie da autenticare superano le 4 facciate, è necessario corrispondere il pagamento dell’ulteriore imposta). La copia autentica potrà essere rilasciata in esenzione dall’imposta di bollo solo nei casi in cui l’esenzione sia prevista da norme specifiche. Sono dovuti altresì i diritti di segreteria di 0,52 euro, ridotti ad euro 0,26 nei casi in cui la legge ammetta la carta non bollata, ovvero azzerati nei casi per i quali le leggi ed i regolamenti dispongano che il rilascio debba farsi senza spesa. Il pagamento può avvenire in modalità elettronica (a seguito di emissione di avviso di pagamento circuito PagoPA) o in contanti presso lo sportello anagrafico.